MS Acess - Úvod

1.MS Acess - Úvod

MS Acess je programový balík, nástroj na spracovanie relačných databáz.

Základné pojmy

Databáza je sústava tabuliek, formulárov, zostáv a súvislostí medzi nimi.

tabulka databázy

Tabuľka

Množstvo pevne formátovaných údajov s vlastnou hlavičkou. Tabuľku môžeme upravovať podobne ako v Exceli.

Záznam

Jeden riadok tabuľky, pozostávajúci z položiek.

Položka, pole

Jednotlivé bunky tabuľky.

Typy polí

Charakter, vlastnosti, formát polí

automatické číslo - počítadlo (automaticky sa zvyšuje)
text - textová bunka
memo - poznámka
číslo - číselná bunka
dátum / čas
mena - peňažný formát
ano / ne - logická hodnota
objekt OLE - objekt (napr. obrázok, súbor...).

Vlastnosti polí

Vlastnosti jednotlivých polí

veľkosť pole - max. dlžka, počet znakov
počet desatinných miest
formát - formát písma resp. čísla
vstupná maska - uľahčuje zadávanie, napr. rodné číslo: _ _ _ _ _ _ / _ _ _ _
titulok - nadpis stľpca
východzia hodnota - hodnota, ktorá sa ponúka pri zadávaní, pr.: dňešný dátum
overovacie pravidlo - kontrola vstupu
je nutno zadať - povinné zadanie údaja
povoliť nulovú dľžku
indexovať - povolenie indexu (index je špeciálne číslovanie, umožňujúce rýchle vyhladávanie v tabuľke). Ich výhoda sa prejavuje vo veľkých tabuľkách.

Primárny kľúč

Môže byť pole, ktoré je jedinečné, teda v danom stľpci sa žiadny údaj neopakuje. Takéto pole umožňuje jednoznačné priradenie údajov z druhej tabuľky. Ideálnym primárnym kľúčom je automatické číslo.

Relačná databáza

Sústava dvoch alebo viacerých tabuliek ktoré sú navzájom prepojené. Opakujúce sa údaje nahradíme kódom. Na základe tohto kódu údaje sa vyhľadávajú z pomocnej tabuľky (viď príkaz =SVYHLEDAT z Excelu). Takto ušetríme veľa času i miesta. Vylúčime neprehľadnosť ktorá vznikne nepresným popisom rovnakých údajov. Jednoduchým kódom jednoznačne priraďujeme i väčšie množstvo údajov.

Relácia (vzťah)

Vyznačené prepojenie dvoch tabuliek, najčastejšia je 1:N, kde údaje z jedného záznamu tabuľky sa opakovane objavujú v druhej (napr.: pracovník opakovane vykonáva rôzne úlohy).

Dotaz

Dotaz je sústava inštrukcií, ktoré slúžia na pohodlné spracovanie dát, napr.: výber, prepočet, aktualizácia, úprava, pridávanie alebo mazanie záznamov.

Triedenie

Podobne ako v Excel-i tak aj v Acess-i je možné rýchle triedenie údajov použitím príslušných ikónov.

Filter

Rýchly výber určitých záznamov podľa kritérií.

podľa výberu pravím tlačidlom myšky na ľubovolnej položke
mimo výberu pravím tlačidlom myšky na ľubovolnej položke
podľa formulára
rozšírený filter, zadáme: Záznamy - Filter - Rozšírený filter
filter vypneme klepnutím na ikonu: Odobrať filter

Formulár

Formulár vo formulárovom zobrazení je elektronické tlačivo na vstup a úpravu údajov. Umožňuje bezpečné, pohodlné plnenie tabuliek. Ovládacími prvkami doplnený formulár značne urýchly a zjednoduší naplnenie databázy.

Ovládacie prvky

Ovládacími prvkami zo súpravy nástrojov značne zjednodušíme obsluhu. Zapisovanie údajov môžeme nahradiť výberom z ponúknutých zoznamov.

Pri práci využime sprievodcu:

Zostava

Formátované výstupné tlačivá na zobrazenie a tlač údajov. Výkazi, ktoré môžu obsahovať zlúčený výstup z viacerých tabuliek, výpočty, podmienky. Zostava je výstupná maska, podobná používanej vo WORD-e pri hromadnej korešpondencii.

Režimy práce

Počas práce s ACESS jednotlivé objekty môžeme zobraziť v rôznych formách:

- zobrazenie datového listu pre plnenie údajov, filtrovanie, triedenie v tabuľke

- ukážka, zobraziť náhled, ukážka pred tlačou

- formulárové zobrazenie, slúži na zápis údajov do databázy

- návrhové zobrazenie, na návrh dotazov, formulárov a zostáv.